Whistleblower

WHAT IS WHISTLEBLOWING?

Whistleblowing is a specific means by which an employee or stakeholders can report or disclose through established channels, genuine concerns about improper conduct in the BPHB Group of Companies.

WHO CAN BE A WHISTLEBLOWER?

Whistleblowing is any employee (or group of employees) of BPHB Group or members of the public including vendors, contractors or customers makes a disclosure against an employee of the Company about an actual, suspected or anticipated improper conduct or illegal activities within the Group.

OBJECTIVES OF THE POLICY

• This policy is to provide an avenue for all employees of BPHB and members of the public to disclose any improper conduct in accordance with the procedures as provided for under this Policy;
• To enable Management and Board of Directors to be informed at an early stage about acts of misconduct of its employees;
• To reassure employees that they will be protected from punishment or unfair treatment for disclosing concerns in good faith in accordance with this procedure (to provide protection for employees and members of the public who report such allegations);
• To help develop a culture of openness, accountability and integrity;
• Encourages directors and employees to maintain high ethical standards;

WHAT TO DISCLOSE?

Any improper conduct (misconduct or criminal offence) such as fraud, corruption, bribery, failure to comply with legal or regulatory obligation, miscarriage of justice, endangerment of an individual’s health and safety, sexual harassment;; and concealment of any or a combination of the above.

INFORMATION REQUIRED

Whistleblower is encouraged to report to the Appointed Officer by providing the following information:

• Details of the person(s) involved;
• Details of the allegation;
• Nature of the allegation;
• Where and when the alleged misconduct/wrong doing took place;
• Other relevant information; and
• Any supporting evidence if available

HOW TO DISCLOSE

Filling up the Whistleblower Report Form, Email, E-form or through writing.

Depending on the accused for the improper conduct, the whistleblower may report to any of following individuals as follows:-

SAFEGUARDS

All information will be treated in a confidential and sensitive manner. Reasonable steps will be taken so that any individual making a disclosure will retain their anonymity unless they agree otherwise.

ADVISORY

If an employee is unsure whether a particular act or omission constitutes a wrongdoing under this Policy, he or she is encouraged to seek advice or guidance from the appointed officer.

THE DO’s

• Immediately make a note of your concerns;
• Gather information that is available as evidence to the act;
• Be responsible and factual in every statement;
• Convey concerns to the appropriate authority;

THE DON’T’s

• Do nothing;
• Don’t be afraid of raising your concerns as they will be treated sensitively and with utmost confidential;
• Approach or accuse any individual personally;
• Be an investigator; serve as a witness to the act only

For further enquiries on whistleblower policy , kindly contact the Head of Group Integrity & Compliance at 086-291362 or e-mail to: whistle@bintuluport.com.my

(Versi Bahasa Melayu)

APA ITU PEMBERIAN MAKLUMAT?

Pemberian maklumat ialah cara khusus di mana pekerja atau pihak berkepentingan boleh melaporkan atau mendedahkan melalui saluran yang telah ditetapkan, keprihatinan yang benar tentang kelakuan tidak wajar dalam Kumpulan Syarikat BPHB.

SIAPA BOLEH MENJADI PEMBERI MAKLUMAT?

Pemberi Maklumat ialah mana-mana pekerja (atau kumpulan pekerja) Kumpulan BPHB atau orang ramai termasuk vendor, kontraktor atau pelanggan membuat pendedahan terhadap seorang pekerja syarikat itu tentang salah laku yang disyaki, yang sebenar terjadi, yang dijangka terjadi atau aktiviti yang menyalahi peraturan di dalam Kumpulan.

OBJEKTIF

• Polisi ini adalah untuk menyediakan ruang kepada semua kakitangan BPHB dan orang awam untuk mendedahkan apa-apa kelakuan yang tidak wajar mengikut tatacara sebagaimana yang diperuntukkan di bawah Polisi ini;
• Untuk membolehkan pihak Pengurusan dan Lembaga Pengarah dimaklumi pada peringkat awal berhubung dengan salahlaku pekerjanya;
• Untuk memberi jaminan kepada pekerja bahawa mereka akan dilindungi daripada hukuman atau layanan yang tidak adil kerana mendedahkan kebimbangan dengan niat yang baik mengikut prosidur ini (untuk memberi perlindungan kepada kakitangan dan orang awam yang melaporkan dakwaan itu);
• Untuk membantu membina budaya keterbukaan, akauntabiliti dan integrity;
• Menggalakkan Pengarah dan pekerja untuk mengekalkan etika piawaian kerja yang tinggi;

APA YANG BOLEH DIDEDAHKAN?

Mana-mana kelakuan yang tidak wajar (salah laku atau kesalahan jenayah) seperti penipuan, rasuah, sogokan, kegagalan untuk mematuhi Undang-Undang atau Peraturan, perlanggaran keadilan, perlakuan yang membahayakan kesihatan dan keselamatan seseorang individu, gangguan seksual; dan menyembunyikan mana-mana perkara atau gabungan perkara-perkara di atas.

MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN

Pemberi maklumat adalah digalakkan untuk melaporkan kepada Pegawai yang dilantik dengan menyediakan maklumat-maklumat berikut:

• Butir-butir orang yang yang terlibat;
• Butir-butir dakwaan;
• Jenis dakwaan;
• Di mana dan bila salah laku dibuat ;
• Maklumat lain yang berkaitan; dan
• Sebarang bukti sokongan jika ada

BAGAIMANA UNTUK MELAPORKAN

Mengisi Borang Laporan Pemberi Maklumat, E-mel, E-Borang atau secara bertulis.

Tertakluk kepada pihak yang disyaki terlibat, pemberi Maklumat boleh melaporkan kelakuan tidak wajar  kepada mana-mana individu seperti berikut:-

Untuk mengakses Polisi & Prosedur dan Borang Laporan Perlindungan Pemberi Maklumat, sila tekan pautan yang disediakan dibawah.

PERLINDUNGAN

Semua maklumat adalah rahsia dan dijaga secara rapi. Langkah-langkah yang sewajarnya akan diambil supaya mana-mana individu yang membuat pendedahan tidak akan didedahkan kecuali mereka bersetuju atau sebaliknya.

KEPERLUAN

Jika seorang pekerja tidak pasti sama ada sesuatu perbuatan atau perkara tertentu yang tidak dibuat merupakan kesalahan di bawah Polisi ini, mereka digalakkan untuk mendapatkan nasihat atau panduan daripada pegawai yang dilantik.

• Buat nota berhubung kebimbangan anda dengan segera;
• Kumpul maklumat yang boleh didapati sebagai bukti kepada perbuatan itu;
• Hendaklah Bertanggungjawab dan setiap kenyataan hendaklah sahih;
• Salurkan kebimbangan anda kepada pihak berkuasa yang berkenaan.

TEGAHAN

• Jangan berdiam diri;
• Jangan takut menyuarakan kebimbangan anda kerana maklumat tersebut adalah rahsia dan dijaga dengan rapi;
• Jangan membuat tuduhan atau dakwaan secara bersemuka dengan individu yang disyaki;
• Jangan bertindak sebagai penyiasat; jadilah saksi kepada kesalahan tersebut.

Untuk maklumat lanjut mengenai dasar pemberi maklumat, sila hubungi Ketua Pematuhan & Integriti Kumpulan 086-291362 atau e-mel kepada: whistle@bintuluport.com.my