Introduction
This Personal Data Protection Policy (hereinafter referred to as "the Privacy Policy") applies to Bintulu Port Holdings Berhad, (hereinafter collectively referred to as "BPHB", "our", "us" or "we") and its Group of companies ("the Group") owned or controlled by BPHB. This Privacy Policy outlines how we process personal data and comply with the requirements of the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA").
This Privacy Policy covers BPHB's collection and handling of personal data that is covered by PDPA. It is not intended to cover categories of personal data that are not covered by PDPA. The terms "personal data" and "processing" shall have the meaning prescribed in the PDPA.
THE PRIVACY POLICY
1. Collection of Personal Data
BPHB collects personal data from its employees, clients, customers, contractors and other individuals. The main types of personal data BPHB collects relate to the personal and contact details and organisational roles of our clients, suppliers and other business contacts. Personal details would include name, identity card or passport number, gender, race, nationality, date of birth or age, marital status, occupation, job titles, photo, assets, income tax reference number, employees provident fund reference number, social security reference number, financial and banking account details. Contact details would include address, telephone number, fax number, mobile number and email address. During the course of providing professional services to our clients, we may collect more detailed personal data.
We collect most information directly from individuals when we deal with them. The personal data we collect may be provided in forms filled out by individuals, face to face meetings, email messages, telephone conversations or by third parties. If you contact us, we may keep a record of that contact.
2. Nature of Personal Data We Process
The above description of personal data is merely a general description of the various types of personal data that we collect from various individuals. The nature of personal data differs from individual to individual. Depending on the nature of business and circumstances, we may only need to collect and process a more limited form of personal data from certain individuals. In other situations, there may be a need to collect more personal data depending upon the nature of transaction, business and so forth. We do not believe in collecting excessive personal data and what we collect are the essentials that are required to ensure the efficacy of business and transactions.
You may choose whether or not to provide your personal data to us, including sensitive personal data. Sensitive personal data may include such things as information on physical or mental health or medical condition, political opinions, religious or other similar beliefs, commission or alleged commission of any offence.
3. Purpose of Processing Your Personal Data
The personal data you provide will be collected, held on computer and/or in manual files, used, disclosed and otherwise processed by BPHB and/or the Group for the following purposes:
- tender evaluation purposes and all other purposes related specifically for tender and contract of BPHB and the Group;
- our internal record keeping, maintenance and updating of any information database(s), customer service related matters and other administrative purposes, including audits, fraud monitoring and prevention;
- to communicate with you, including responding to your enquiries;
- meeting or complying with any legal, regulatory or statutory requirements relating to our provision of services and to make disclosure under the requirements of any applicable laws, legislation, rules, rulings, regulations, directions, court order, by-laws, guidelines, circulars, code (collectively "laws") applicable to us or any member companies of the Group;
- research, benchmarking and statistical analysis; and/or
- other reasons that are required or permitted under the Personal Data Protection Act 2010 or other applicable laws.
Other than the above, we do not collect personal data for any other reasons. Should there be a new purpose for the collection of data, we shall inform you accordingly and obtain your concurrence to the same, where necessary.
4. Confidential and Secure Disclosure of Personal Data
We treat the confidentiality of your personal data very seriously, which is of utmost importance to us. Personal Data provided to BPHB by you will be kept confidential. However, in certain circumstances, it would be necessary for us to provide or disclose your personal data for the purposes stated above to the following categories of persons (whether within or outside Malaysia) and where we do so, we would merely disclose data that is necessary for the purpose of such disclosure:
- entities within the BPHB Group of Companies including all related companies, subsidiaries, holding companies and associated companies;
- anybody or person to whom the Company is compelled or required to do so under any laws or in response to any competent or government, state, provincial, local government, statutory or municipal authority, industry regulators, agency or body;
- law enforcement authorities;
- such sub-contractors or third party service (an example would be auditors, lawyers, service providers, events and training organisers, telecommunications companies, data back-up service providers and other advisers).
In addition, where we consider it necessary or appropriate for the purposes of the conduct of business, data storage or processing or customer management, we may transfer your personal data to another member of the Group or third party service within or outside the country in which BPHB is established, under strict conditions of confidentiality and similar levels of security safeguards.
5. Data Security & Safeguards
We shall endeavour to implement the appropriate administrative and security safeguards and procedures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorized or unlawful processing of your personal data and the accidental loss or destruction of, or damage to, your personal data.
6. Access to information
We will provide access to personal data upon request by an individual, except in the limited circumstances pursuant to PDPA, in which it is permitted for us to withhold this information.
When you make a request to access personal data, we will require you to provide some form of identification so we can verify that you are the person to whom the data relates.
If at any time you want to know what personal information we hold about you, you may contact us by writing to:
Bintulu Port Holdings Berhad
Lot 15, Block 20, Kemena Land District,
12th Mile, Tanjung Kidurong Road,
P.O. Box 996,
97008 Bintulu,
Sarawak, Malaysia
or emailing us at our website: http://www.bintuluport.com.my
In the event of any inconsistency or conflict between the English language version and the Bahasa Malaysia version of this Personal Data Protection Policy or Notice, the English language version shall prevail.
7. Correction of personal data
If you believe that data we hold about you is incorrect or out of date, or if you have concerns about how we are handling your personal information, please contact us and we will try to resolve those concerns.
If you wish to have your personal data deleted, please let us know and we will take reasonable steps to delete it (unless we need to keep it for legal, auditing or internal risk management reasons).
If BPHB becomes aware of any on-going concerns or problems concerning our privacy practices, we will take these issues seriously and work to address these concerns.
8. Effect of policy
BPHB operates in a dynamic and ever-changing business environment. Over time, aspects of our business may change as we respond to changing market conditions. This may require our policies to be reviewed and revised. BPHB reserves the right to change its policy at any time and notify you by posting an updated version of the policy on this website.
The amended policy will apply between us whether or not we have given you specific notice of any change.
9. Consent
By providing to us your personal data, you hereby consent to the processing of your personal data in accordance with all of the foregoing.
Click here to download Consent Form
(Versi Bahasa Melayu)
Pengenalan
Dasar Perlindungan Data Peribadi (selepas ini dirujuk sebagai "Dasar Privasi") adalah terpakai untuk Bintulu Port Holdings Berhad, (kemudian daripada ini dirujuk sebagai "BPHB", "kami" atau "kita") dan Kumpulan syarikat ("Kumpulan") yang dimiliki atau dikawal oleh BPHB. Dasar Privasi ini menggariskan bagaimana kami memproses data peribadi dan mematuhi kehendak-kehendak Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("PDPA").
Dasar Privasi ini merangkumi pengumpulan dan pengendalian data peribadi yang dilindungi oleh PDPA. Ia tidak bertujuan untuk meliputi kategori data peribadi yang tidak dilindungi oleh PDPA. Istilah "data peribadi" dan "pemprosesan" hendaklah mempunyai erti yang ditetapkan dalam PDPA.
DASAR PRIVASI
1. Pengumpulan data peribadi
BPHB mengumpul data peribadi daripada pekerjanya, pelanggan, kontraktor dan individu lain. Jenis-jenis data peribadi utama yang dikumpulkan oleh BPHB adalah berkaitan dengan butir-butir peribadi dan maklumat untuk dihubungi serta peranan organisasi pelanggan, pembekal dan kenalan perniagaan lain. Maklumat peribadi termasuk nama, kad pengenalan atau nombor pasport, jantina, bangsa, kewarganegaraan, tarikh lahir atau usia, status perkahwinan, pekerjaan, jawatan, gambar, aset, nombor rujukan cukai pendapatan, nombor rujukan pekerja kumpulan wang simpanan, nombor rujukan keselamatan sosial, butiran akaun kewangan dan perbankan. Maklumat untuk dihubungi termasuk alamat, nombor telefon, nombor faks, nombor telefon bimbit dan e-mel. Semasa menyediakan perkhidmatan profesional kepada pelanggan kami, kami mungkin akan memperoleh maklumat peribadi yang lebih terperinci.
Kami mengumpul kebanyakan maklumat secara terus dari individu apabila berurusan dengan mereka. Data peribadi yang kami kumpulkan mungkin dikemukakan dalam bentuk borang yang perlu diisi oleh individu, melalui mesyuarat, e-mel, perbualan telefon atau dari pihak ketiga. Jika anda menghubungi kami, kami mungkin akan menyimpan rekod anda itu.
2. Sifat Data Peribadi yang Kami Proses
Penjelasan data peribadi di atas adalah semata-mata suatu penjelasan am mengenai pelbagai jenis data peribadi yang kami kumpulkan dari pelbagai individu. Sifat data peribadi berbeza dari individu ke individu. Bergantung kepada jenis perniagaan dan keadaan, kami mungkin hanya perlu mengumpul dan memproses data peribadi yang lebih terhad daripada individu tertentu. Dalam keadaan lain, mungkin terdapat keperluan untuk mengumpul lebih data peribadi bergantung kepada jenis transaksi, perniagaan dan sebagainya. Kami tidak percaya dalam mengumpul data peribadi yang berlebihan dan apa yang kami kumpul adalah yang diperlukan untuk memastikan keberkesanan perniagaan dan urus niaga.
Anda boleh memilih sama ada untuk memberikan data peribadi anda kepada kami, termasuk data peribadi sensitif. Data peribadi yang sensitif mungkin termasuk perkara-perkara seperti maklumat mengenai kesihatan fizikal atau mental atau keadaan perubatan, pendapat politik, agama atau kepercayaan lain yang serupa, atau pensabitan apa-apa kesalahan.
3. Tujuan Memproses Data Peribadi Anda
Data peribadi yang anda berikan akan di kumpul, di simpan pada komputer dan / atau dalam fail manual, digunakan, didedahkan dan sebaliknya, diproses oleh BPHB dan / atau Kumpulan bagi tujuan berikut:
- Tujuan penilaian tender dan lain-lain tujuan yang berkaitan khusus untuk tender dan kontrak BPHB dan Kumpulan;
- Penyimpanan rekod dalaman kami, penyelenggaraan dan mengemaskini mana-mana pangkalan data maklumat, perkara-perkara yang berkaitan dengan perkhidmatan pelanggan dan tujuan pentadbiran lain, termasuk audit, pemantauan dan pencegahan penipuan;
- Berkomunikasi dengan anda, termasuk menjawab pertanyaan anda;
- Memenuhi atau mematuhi apa-apa kehendak keperluan Undang-Undang, Peraturan yang statutori yang berkaitan dengan perkhidmatan kami serta membuat pendedahan di bawah keperluan mana-mana undang-undang, kaedah-kaedah, peraturan-peraturan, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan, pekeliling, kod (secara kolektif "undang-undang") yang dikenakan ke atas kami atau mana-mana syarikat Kumpulan;
- Penyelidikan, tanda aras dan analisis statistik; dan / atau
- Sebab-sebab lain yang dikehendaki atau dibenarkan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 atau Undang-Undang lain.
Selain daripada di atas, kami tidak mengumpul data peribadi untuk sebab-sebab lain. Sekiranya terdapat keperluan baru untuk pengumpulan data, kami akan memaklumkan anda dan mendapatkan persetujuan anda untuk hal yang sama, di mana perlu.
4. Pendedahan Data Peribadi yang Selamat dan Sulit
Kami menganggap kerahsiaan data peribadi anda adalah amat penting kepada kami. Data peribadi yang diberikan kepada BPHB akan dirahsiakan. Walau bagaimanapun, dalam keadaan tertentu, adalah penting bagi kami memberi atau mendedahkan data peribadi anda untuk tujuan yang dinyatakan di atas kepada kategori individu berikut (sama ada di dalam atau di luar Malaysia) dan di mana perlu, kami akan hanya mendedahkan data yang perlu bagi tujuan pendedahan tersebut:
- entiti dalam Kumpulan Syarikat BPHB termasuk syarikat yang berkaitan, anak-anak syarikat, syarikat-syarikat induk dan syarikat-syarikat bersekutu;
- mana-mana orang atau sesiapa yang Syarikat terpaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah mana-mana undang-undang atau kerajaan, negeri, daerah, kerajaan tempatan, berkanun atau pihak berkuasa perbandaran, pengawal selia industri, agensi atau badan;
- pihak berkuasa penguatkuasaan undang-undang;
- sub-kontraktor atau pihak ketiga yang memberi perkhidmatan (seperti juruaudit, peguam, pembekal perkhidmatan, acara dan penganjur latihan, syarikat telekomunikasi, data back-up dan penasihat lain).
Di samping itu, sekiranya kami menganggap ianya perlu atau bersesuaian bagi maksud menjalankan perniagaan, penyimpanan data atau pemprosesan atau pengurusan pelanggan, kami boleh memindahkan data peribadi anda kepada ahli lain dalam Kumpulan, perkhidmatan pihak ketiga dalam atau di luar negara di mana BPHB ditubuhkan, di bawah syarat-syarat kerahsiaan yang ketat dan tahap perlindungan keselamatan yang sama.
5. Keselamatan dan Perlindungan Data
Kami akan melaksanakan pentadbiran dan keselamatan perlindungan serta prosidur yang bersesuaian selaras dengan undang-undang dan peraturan-peraturan untuk menghalang pemprosesan yang tidak dibenarkan atau menyalahi undang-undang data peribadi anda dan kerugian akibat kemalangan atau kemusnahan, atau kerosakan kepada, data peribadi anda.
6. Akses kepada maklumat
Kami akan menyediakan akses kepada data peribadi apabila diminta oleh individu, kecuali dalam keadaan tertentu menurut PDPA, di mana ia dibenarkan untuk kita menahan maklumat ini.
Apabila anda membuat permohonan untuk mengakses data peribadi, kami akan meminta anda menyediakan bentuk pengenalan diri bagi membolehkan kami mengesahkan bahawa anda adalah orang yang berkaitan dengan data itu.
Jika pada bila-bila masa anda ingin tahu jenis maklumat peribadi yang kami simpan tentang diri anda, bolehlah menghubungi kami dengan menulis kepada:
Bintulu Port Holdings Berhad
Lot 15, Blok 20, Kemena Land District,
12 Mile, Jalan Tanjung Kidurong,
Peti Surat 996,
97008 Bintulu,
Sarawak, Malaysia
atau menghantar e-mel kepada kami di laman web kami: http://www.bintuluport.com.my
Sekiranya terdapat apa-apa ketidakselarasan atau percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia ke atas Dasar Perlindungan Data Peribadi atau Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.
7. Pembetulan data peribadi
Jika anda percaya bahawa data yang di simpan berkaitan anda adalah tidak betul atau tidak dikemas kini, atau menimbulkan kebimbangan bagaimana kami mengendalikan maklumat peribadi anda, bolehlah menghubungi kami dan kami akan cuba menyelesaikan kebimbangan itu.
Jika anda ingin data peribadi anda dipadamkan, sila maklumkan kepada kami dan kami akan mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memadamnya (kecuali jika perlu menyimpannya untuk undang-undang, pengauditan atau pengurusan risiko dalaman).
Jika BPHB menyedari terdapat kebimbangan atau masalah mengenai amalan privasi ini, kami akan meneliti isu-isu ini dengan serius dan berusaha menanganinya.
8. Penguatkuasaan polisi
BPHB beroperasi dalam persekitaran perniagaan yang dinamik dan sentiasa berubah-ubah. Perniagaan kami mungkin turut berubah dari masa ke semasa mengikut perubahan keadaan pasaran. Dengan itu, dasar dan polisi kami mungkin akan diteliti dan disemak semula. BPHB berhak mengubah polisinya pada bila-bila masa dan perubahan tersebut akan dimaklumkan melalui laman web.
Pindaan Dasar atau Polisi akan terpakai untuk semua sama ada ianya telah dimaklumkan atau sebaliknya.
9. Persetujuan
Dengan pemberian data peribadi, anda dengan ini bersetuju agar data peribadi anda diproses selaras dengan semua perkara di atas.